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【RPA】突撃インタビュー!人事総務部、RPA導入事情

2018.09.28

RPA

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はじめに

皆さま、こんにちは!
梨にぶどう、秋の果物がおいしい季節になってきましたね。

さて、今回は、当社内でのRPA導入第一号、人事総務部のインタビューをお届けします。導入までの経緯や、作りこみにあたって起きたことなど、皆さまにも参考にしていただけたら幸いです。
どうぞ最後までご覧下さい。

★この8月から、給与計算のプロセスへRPAが実装されたと聞きました。運用がスタートし、まずはいかがでしょう?
人事総務部 高橋 エグゼクティブ・エキスパート (以下、T)いちばん最初の動作のとき、途中で止まってしまって…。大慌てで微調整したら、次からは無事に動きだしました。初めてということもあり、シナリオ作成など、操作に慣れるまではトライ&エラーを繰り返しました。ひとまず完成し、動きはじめたので、まずはホッとしています。

★最初に、導入を決めた背景など、お聞きできますでしょうか。
(T)はい。ご存知の通り、人事総務部には、会社の運営に関わる重要な業務から、社員の問合せに対応するサポート業務まで、非常に幅広く、たくさんの仕事があります。それらの中には、社労などの専門知識が必要とされるものもあります。限られたメンバーで、時間をかけずこなしていくためには、どうしても経験に頼ることになり、それぞれの専任者が分担して業務を行う、そういう体制になりがちです。専任者が行うことで、上手く回っているようにみえますが、その人にもし何かあれば、いつ仕事が止まってもおかしくない。つまり、業務が属人化している。
また、一方で、社員全員で生産性を上げていこう、クリエイティブになろう、そういう風潮の中で、どうしても作業をこなすことで手いっぱいになってしまう。この結果、メンバーにも疲弊感が出てくる。当時の背景としては、まずこうした状況がありました。

 

手はじめに何を

★様々な現場で散見される課題かと感じます。解決に向け、どのように取り組まれたのでしょうか。
(T)取り組むべきことは、2つありました。業務の見える化と、スリム化です。
「見える化」は、様々なツールも用意されていますから、取り組んでおられる方も多いのではないでしょうか。具体的には、フローやマニュアル整備に、まず取り掛かりました。属人化のリスクを軽減することが目的でしたが、進めていくうちに、いろいろな箇所にあるルーティン作業が改めてみえてきました。そうしたとき、社内でRPAを試験導入する話しが出てきたんです。

★RPAの導入対象として、真っ先に人事総務部へ声がかかりました。
(T)はい。いまお話ししたような状況でしたから、とてもよいタイミングだったかと思います。結局、限られたメンバーで、多種多様な業務をこなしていくためには、時間をいかに捻出するか、ということがとても大切です。ルーティン作業を自動化し、業務をスリム化することで、「見える化」の本当の成果につなげられるのではないか。結果的に、いまでは、業務の見える化とスリム化は、2つで1つのことと感じています。

 

タスクの絞込み

 

※タスクシート図

 

(T)「見える化」で、フローやマニュアルの整備が進んでいたことは、RPAをどの業務プロセスに実装させるか、ざっくり選定するのに、非常に参考になりました。各メンバーに、タスクシートを記入してもらい、RPAの得意分野といわれる、同じルーティンで、ボリュームがあるもの。人の判断が少なく、でも時間はかかるもの。そうした観点で、候補となる作業を絞り込んでいきました。

 

★最終的に、給与計算作業を選んだ、いちばんのポイントは何でしょうか?
(T)給与計算作業の中に、勤怠情報システムに入っている勤怠データを、給与計算システムへ投入するという工程があります。マクロツールを使い、データを加工する必要があり、それを毎月、手作業で行っていました。単調なルーティンですが、全社員分の勤怠データの加工、さらに、給与計算システムへの投入および結果抽出までには、月に約5時間を費やしていました。たかが5時間、と思われるかも知れませんが、これは専任者をほぼ1日拘束することとなり、その他ワークフローへの影響なども加味すると、コストとしては意外に大きなものになっていることへ気がつきました。また、工数削減というメリットに加え、大切な給与に関わる部分で、ミスが許されないという観点からも、これこそ機械化・自動化すべき作業だと考えました。

 

RPAの使い心地は?

 

※実際に作成されたRPAのシナリオ画面

 

★ここからは、人事総務部の人間が、実際にRPAを用いシステム実装するまで、その過程での所感などをお聞きしたいと思います。

 

★いざ、RPAを触りはじめたときの、最初の印象は、どのようなものでしたか?
(T)今回、WinActorを使うことにしたのですが、まずは日本語で使いやすそうだな、という印象でした。それまで、試しに触ってみた他のRPAは、英語のインターフェースでした。日本語で、言葉が理解できる分、ある程度直感的に触れるというか、操作することに集中できる感じがしました。

 

★シナリオ作成を進めるなかで、苦労話しなどありましたら、是非お聞かせください。
(T)最初は、チュートリアルを一通りやってみました。やっていくうちに慣れてきて、コツがわかってきたので、これならいけるかも、とあまく考えたのが、最初の失敗でした。実際にシナリオを作りはじめてみると、途端に手が止まってしまって…。作ろうとしている業務の流れを、シナリオ化する。そのためには、いったいどんな機能、どんなフローやアクションを用い、作りこんでいけばよいのだろうか。そういう思考に慣れていなくて、頭が真っ白になりました。僕の場合、とりあえず、Excelの「マクロの記録」によく似た、自動記録機能というものがあったから、それを使ってみることにしました。自動記録機能で、部分的に自動化したフローと、Excel操作などのアクション、それから、ライブラリにある使えそうなフローを取りだし、繋いでみたりしながら、積み木のように作り上げていきました。あれこれ試しながらやっていくうち、どんどん複雑になってしまって、みたいなこともありました。まあ、ありそうな話しかと思いますが、気づいたら、とんでもなく長いシナリオができていたり(笑)。

 

※日本語メニューとチュートリアル類

 

★やはり、使いはじめのうちは、試行錯誤だったんですね。
(T)はい。どんなことでも、最初はそうだと思いますが、とにかくトライ&エラーの繰り返しでやりました。そういう意味では、とっつきやすいWinActorは、自分にはよかったな、と思います。動かしてみて、経験してわかることも非常に多く、やっていくうちに、自分なりの工夫が必要だということもよくわかりました。いまは、いかに効率よく、シンプルに作るか。メンテナンスしやすいか、そういったことも考えながら、作るように心がけています。

 

便利な機能
★たくさんのトライ&エラーの中から、これはTipsとして、「誰かに教えてあげたい」というような、便利な使い方はありますか?
(T)2つほど挙げると、ひとつ目は、オリジナルのライブラリを増やすことですね。よく使う動作や、ファイルの連携などは、フローやシナリオを作って、ライブラリに保存できます。何度も作る手間が省けるので、これは非常に便利です。それから、2つ目は、画像の管理です。シナリオの中に、使わない画像が残っていたり、同一画像が複数あったりすると、ファイル自体のサイズが大きくなり、動作が重たくなる場合があります。「イメージ管理」で、画像の削除や集約が行えるので、何か動きが気に入らない、といったとき、試してみてはいかがでしょうか。
僕自身も、WinActorのユーザーフォーラムという、ヤフーの知恵袋のようなサイトで、困ったときにはよくヒントをもらっています。ユーザー同士が、わからないことを質問したり、回答しあったりし、情報共有しているので、これからも有効活用させてもらおうと思っています。

 

★最後になりますが、WinActorでの今後の取り組みについて、教えてください。
(T)同じく、給与計算に関連する部分で、残業時間の抽出や、計算に関する自動化の設計に取り組みはじめました。WinActorは、業務に携わる人間が、改善を積み上げられるそういうツールかと感じています。業務が自動化することを体験するのは、苦労はありますけれど、とても楽しいです。あと、RPAによる業務改善というものが、少しわかってきたので、以前とっつきにくかった別のRPAなども、試してみたいかな。

 

★ありがとうございました!

 

おわりに

RPAの導入にあたり、試行錯誤してきたその道のり、ようやくスタートしたRPAの、さらなる “導入への野望” は、まだまだ続いて参ります! また、機会があればご報告していきます。乞うご期待!

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