開発者が悩む!効率と品質の間

【RPA】危機を救ったのは、田中さんだった!

2018.07.30

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はじめに

皆さん、こんにちは
今まで、RPAについて様々な切り口でご紹介してきましたが、今回は、ある会社様の実例をご紹介させていただきます。ある悩みから起こした小さな行動が、大きな変化に繋がったというお話です。是非、最後までお付き合いください。

 

営業部が抱える悩みとは

営業部の林部長は、仕事で重大な局面を迎えていました。

話は6ヶ月前にさかのぼります。6ヶ月前、この営業部では販売戦略の見直しを迫られていました。納入先メーカーからの発注数が徐々に減り、新たな販路獲得に動きましたが、ライバル企業に既に先を越されていました。

受注拡大に向けて試行錯誤を続ける中、客先でのヒアリングからある情報が飛び込んできました。それは当社よりB社製品の方が価格面、品質面で優れているということでした。

B社は業界の中でも比較的新しい企業で、ここ数年売上を伸ばしてきているものの、当社から見ればまだまだライバルとはいえない存在でした。情報も少ないため、まずはB社の製品情報調査と他社も含めた価格調査を開始することにしました。

 

情報収集、一体誰が・・・

林部長は営業部員に情報を集めるよう指示を出しましたが、毎日外出で、まとまった時間が取れそうもありません。そこで社内で営業事務を担当する田中さんに依頼できないかと考えました。

営業部全体のサポートを行う田中さんの仕事は、顧客対応からデータ管理、受発注処理など多岐にわたっており、毎日遅くまで業務に追われている様子でした。そこで林部長は田中さんに、今担当している業務の内容と工数を一覧にするよう指示しました。

 

営業事務業務の調査開始

田中さんからの回答でわかった主な業務内容は、以下の通りでした。
1.電話やメールでの顧客対応   :25%
2.受注データ管理        : 8%
3.生産部への発注処理      :11%
4.仕入れ先との契約、受入手続き : 9%
5.営業社員からの精算処理    :35%
6.その他雑務          :12%
(工数比率を%で右欄に表示)


「営業社員からの精算処理」に最も時間を割いており、中でも『交通費の正誤確認』だけで5日間も工数をかけていました。なんと100名分で約4,300ルート、総額で500万円以上にもなる申請のチェックを毎月一人でこなしていることがわかりました。林部長はその内容に驚きつつ、何とかこの時間を減らして、情報収集・調査の時間を捻出できないだろうか?と考え始めました。

 

営業事務担当の時間を作るために

そんな時、林部長はあるメルマガでRPAに関する記事を読み、情報システム部の小川課長に相談してみました。すると他部署ですでに導入されていることがわかり、“同じ作業を繰り返す”、“件数が多い” 業務なら、RPAにまかせて自動化できる、との回答でした。「これなら解決できるかもしれない!」林部長は早速導入に向けて検討を進めることにしました。

 

業務の流れを確認

 

申請された交通ルートを
web上の乗換案内ページで検索し、最も安い金額のルートと同じかどうか
照合し確認している。

田中さんは、この流れを毎回手動で行っています。

シナリオの作成

業務の流れがはっきりした段階で、RPAツールの選定です。
業務内容やシナリオ作成の手軽さでWinActorを選択しました。

WinActorの詳細についてはコチラ

WinActorの導入で、田中さんは毎月約5日かけていた作業が13分で終了することが出来ました。そして林部長は求めていた調査結果を田中さんから受け取ることができ、これらを元に販売戦略を立て直し、生産部への製品の改善提案まで行うことができました。その結果、6ヶ月後には受注量の大幅な回復と売上拡大へと繋がったのです。

※WinActor交通費確認シナリオ動画はコチラ(サンプル画像です)

 

こんな効果も

今回の件で、田中さんにもこんな変化がうまれました。

それは、今まで『仕事だからしょうがない・・・』と割り切っていた面倒で手間のかかる作業をRPAで自動化したことで時間的な余裕がうまれ、他の仕事についてもやり方を工夫したり積極的に改善するようになりました。(さらに、製品調査についても自動で出来るようシナリオ作成中です!)

最後に

成功への道筋、それは林部長がとった『時間を作る』という小さな改革から始まりました。
WinActorは、想像以上に大きな変化を生み出す可能性をもったツールかもしれません。
あなたの隣でロボットが活躍してくれる時代は、すぐそこまで来ています。
ご興味のある方は、ぜひご連絡ください。

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