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会議で活躍するファシリテーターの役割と求められるスキル

公開日: : ビジネス全般, 仕事術

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会議の場において進行役を務める、「ファシリテーター」をご存知でしょうか?ファシリテーターは、中立の立場で議論に参加し、的確な状況把握や意見のとりまとめを行いながら会議を円滑に進める重要な役割です。ここでは、ファシリテーターの役割と、求められるスキルをご紹介します。

意義がある会議を行うためのファシリテーター

does-meaningful-conference社会人の方なら誰しも1度は、「意義を見出せない会議」に参加したことがあるのではないでしょうか。参加者から何の意見も出ず、結論も見えないまま終わってしまう会議は不毛です。

意義を見出せない会議は、進め方に問題がある場合がほとんどです。

有能なファシリテーターは、進め方の問題を解決し、有意義な会議をつくります。

 ファシリテーターに求められるスキル

facilitator-of-skillファシリテーターに求められるスキルは、大きく分けて3つです。

1つ目は、「話を聞き出す」スキルです。ファシリテーターは、参加者からそれぞれの意見を引き出す必要があります。参加者全員の意見を公平に吸い上げてこそ、全員が納得できる結論を導き出すことができるのです。そのため、ファシリテーターは、ただ参加者の言葉を聞くだけでは役目を果たしていると言えません。相槌や視線、時には沈黙を用いて、能動的な参加者の発言を促すことが求められます。

2つ目は、「話を要約し、記録する」スキルです。参加者の意見は、ときに漠然としていたり、理解しにくかったりするでしょう。そのような意見を要約し、参加者全員に分かりやすい形で記録するスキルも、ファシリテーターには求められます。

3つ目は、「参加者全員を結論に導く」スキルです。ファシリテーターは会議の中で、「話を聞き出す」作業と「話を要約し、記録する」作業を繰り返します。2つの作業を繰り返すことによって、参加者間で「会議の目的」や早急に結論を出すべき事項に対する認識が固まってくるでしょう。

その上で、ファシリテーターは重要な意見を見極めて掘り下げ、最終的に参加者全員の意見から1つの結論を導き出す必要があります。そのような過程を踏んでこそ、参加者全員の合意によって導き出された、意義のある結論にたどり着くことができるのです。

環境づくりもファシリテーターの仕事

create-an-environment-also-work会議によっては、雰囲気が堅くなかなか発言しにくい場合もあります。あまりに緊張した会議では、良い意見はなかなか生まれてきません。そのような場合、ファシリテーターは議論に参加しやすい環境づくりを心掛けることが必要です。また、参加者の発言するモチベーションが高まるように働き掛けることも、ファシリテーターの仕事です。

 

ファシリテーターがしてはいけないこと

ファシリテーターは、行動に注意を払わなければなりません。なぜなら、ファシリテーターのささいな行動が会議全体のバランスを崩してしまう可能性があるためです。

例えば、1人の参加者ばかりに何度も質問することは避ける必要があります。繰り返し質問された参加者は、詰問されているように感じ、その後発言を控えてしまうかもしれません。また、そのような光景を見ると他の参加者も萎縮し、意見を言い出しにくい空気が生まれてしまいます。

意見を肯定したり、否定したりすることも避けてください。自分の意見を態度に出すことも不適当です。特定の誰かの意見に偏ってしまうと、ファシリテーターの中立性は損なわれてしまいます。

 おわりに

ファシリテーターの役割や、求められるスキルについてご紹介しました。会議の進行役であるファシリテーターは、会議を有意義なものにする上で重要な存在です。もし、意義を見出せない会議が多いのであれば、ファシリテーターを置いて会議を行なってはいかがでしょうか。きっと会議の効率がアップするはずです。

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