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業務効率アップ!デキるビジネスマンが実践しているデスク周りの3つの整理術

公開日: : ビジネス全般, 仕事術

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デスク周りの整理整頓術

デスクの整理整頓、できていますか?

仕事ができる人のデスクはきちんと整理整頓されている、と感じる人は多いでしょう。無駄がなくすっきりと片付いたデスクは、優秀なビジネスマンの象徴です。

効率的に作業ができるよう片付けていれば、スピーディーかつ正確な仕事ができます。デスク周りに物が溢れているという人は、整理整頓術を学びましょう。どうしたら整理できるのか、そのコツをご紹介します。

 

 

1.デスク周りの現状を客観的に確認し、問題点を見つける

なぜデスクが散らかるのか?整理整頓されたデスクを目指すために、まずは現状を把握することが大切です。なぜ自分のデスクは使いにくいのか、汚いと感じるのか、その理由を考えてみましょう。

多くの人の場合、不要なものを処分せずに溜めていることが、片付かない原因になっています。自分のデスクに不要なものがないかチェックしてみましょう。増えやすいものとしては書類があり、処分すべき書類と重要書類が入り混じった状態の人は非常に危険です。

他にも、自分の作業するスペースの広さもチェックしてみてください。他の人よりスペースが狭い人は、非効率に仕事をしているはずです。

また、探し物を見つけるまで時間がかかる人も、整理ができていない証拠です。片付けが苦手な人は整理するのを面倒がって、「とりあえずこの辺に置こう……」と適当に判断することが多いようです。まずはその習慣をやめることから始めましょう。使ったものを決められた場所に収納することが、整理整頓の第一歩です。

 

2.デスクの上を片付けるコツ

デスクの上はPCにと電話だけデスクの上は作業に使うことが多いため、広いスペースを確保できる状態が理想的です。デスクの上は、パソコンと電話だけにすることが基本となります。それ以外の物を置いてしまうと、視界に入って作業の邪魔になることがあるためです。

現在使っていない古い情報の書類やハガキをデスクマットの下に挟む人がいますが、定期的に片付けを行わないためにタイムリーではない情報が作業の邪魔をしている状態となっています。デスクの上は、使用頻度の高いものだけを置くように心掛けるようにしましょう。捨て上手は整理上手でもあります。すっきりしたデスクにするためには必要な物と不要な物を分類することがポイントとなります。

業務時間に散らかってしまったとしても、一日の業務を終える時にはデスクの上にはパソコンと電話だけの状態に戻すことが大切です。この決まりを毎日守っていれば、どんなに忙しくてもキレイな状態を保持し続け、いつの間にか習慣化するでしょう。

 

3.デスクの中の整理整頓術

デスクの中も整理整頓デスクの上がキレイに片付いたら、次はデスクの中を整理整頓しましょう。デスクにはたくさんの引き出しがあるため、ついつい不要なものを溜めてしまいがちです。まずはデスクの上と同様に断捨離をして、必要な物だけを手元に残しましょう。

片付けのポイントは、引き出しごとに何を保管するか決めておくことです。デスクの大きさや形は企業ごとに異なるため一概には言えませんが、一般的な作業机を例に説明していきましょう。

通常、デスク左側には浅くて広い引き出しが1つ付いています。右側には3段程度の引き出しがあり、一番下の段は大容量サイズとなっています。引き出しの横幅と高さ、奥行きなどを最大限に活かして整理していきましょう。

左側の引き出しは、基本的に普段は空の状態にしておきます。忙しい、または急いでいる時に渡された資料を一時的に保管する場所とします。外出や一時的に離席する場合、作業中の書類や関係する物を入れるスペースにすると便利です。

右側の一段目の引き出しには、使用頻度の高い文房具を入れるようにしましょう。手前は最もよく使う文具を置くようにして、使用頻度の低いものが奥に位置するように整理します。仕切りがない場合には、分類しやすいようにトレーなどを置きましょう。

二段目の引き出しには、書類以外のものを置くと便利です。書類を入れる人が多いですが、横に重ねると探しにくいのでおすすめできません。電卓や辞書のような、書類でも文房具でもない小物を保管するスペースにするとよいでしょう。

一番下の引き出しには、書類を入れましょう。仕切りをいくつか作って、使用頻度の高いものを手前に入れるようにします。A4サイズ以外の用紙を使うことがある人は、横に入れて見やすくインデックスを付けるなどの工夫をしましょう。

 

おわりに

デスク周りを整理整頓する方法を3つご紹介しました。デスクの上と引き出しの中を、いかに見やすく整理するかがポイントです。

デスクをすっきりさせ、業務の効率化を目指しましょう。整理する習慣が身に付けば、短時間で片付けられるようになります。

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